Plan de continuité des affaires: votre meilleure défense en cas de crise 

Étape 1. Faire l’inventaire des risques 

Pour se protéger, il faut d’abord savoir contre quoi on se défend. La première étape consiste donc à identifier tous les événements qui pourraient interrompre vos activités. Ils sont plus nombreux et vont au-delà des sinistres assurables, comme le feu ou les dégâts d’eau.

Passez l’ensemble de vos opérations en revue pour détecter les points faibles, y compris les fonctions comme les finances, les communications, les technologies, les procédés, les chaînes d’approvisionnement, etc. 

Votre bâtiment

Un bon point de départ pour amorcer votre réflexion? Vos infrastructures physiques: bâtiment, locaux, matériel, etc. 

• Vos bâtiments sont-ils exposés aux événements météo ou aux bris d’équipements?
• Avez-vous un plan si l’accès aux lieux devient impossible, comme le télétravail ou un lieu secondaire? 
• Utilisez-vous des technologies de surveillance préventive, comme des détecteurs de fuites d’eau ou des alertes pour savoir quand déneiger la toiture?

Vos données cruciales 

Données clients, dossiers RH, contrats de fournisseurs… Ces actifs numériques représentent souvent la mémoire et la valeur de votre entreprise. Leur perte pourrait être catastrophique. En cas d’interruption, vous devriez pouvoir les reconstituer rapidement. 

• Veillez à les maintenir à jour. 
• Misez sur un système de sauvegarde régulière. 
• Conservez-en une copie en lieu sûr. 

Vos systèmes informatiques

Les cybermenaces sont de plus en plus nombreuses et fréquentes: hameçonnage, rançongiciels, brèches dans l’hébergement ou erreurs humaines peuvent non seulement paralyser vos activités, mais aussi ternir la réputation de votre entreprise. 

Faites appel à des experts en cybersécurité. Leur regard externe peut révéler des failles que vous n’aviez pas soupçonnées.

 

Étape 2. Évaluer les impacts d’une interruption

Une fois les risques identifiés, évaluez-en les conséquences réelles. L’objectif? Hiérarchiser vos priorités et concentrer vos efforts là où ils auront le plus d’impact.

Dressez l’inventaire de vos activités et classez-les selon leur criticité. Quels processus sont absolument essentiels? Lesquels peuvent attendre? Appuyez-vous sur des données concrètes: chiffre d’affaires généré, obligations contractuelles, interdépendances opérationnelles.

N’oubliez pas de considérer la probabilité de chaque scénario. Un risque rare, mais plausible mérite d’être préparé si ses conséquences peuvent être majeures.

 

Étape 3. Connaître votre couverture d’assurance

Votre assurance entreprises n’est pas qu’une obligation légale, c’est un élément stratégique de votre plan de continuité. Comprendre ce qui est couvert vous permet d’ajuster votre stratégie de reprise.

Protections généralement incluses

La plupart des contrats d’assurance entreprise couvrent:  

• incendie
• dégât d’eau
• vol ou vandalisme
• panne de courant
• tempête ou grêle
• interdiction d’accès imposée par les autorités

Votre entreprise pourrait ainsi être dédommagée, ce qui offrirait un répit pendant que vous remettez vos activités sur les rails. 

Protections optionnelles à considérer

Selon les risques recensés, vous pourriez demander des protections qui ne sont pas incluses d’emblée dans les contrats d’assurance:

• refoulement d’égouts
• inondation
• tremblement de terre
• incident affectant un fournisseur critique
• atteinte à la confidentialité des données clients

Risques non assurables

Certains événements échappent à la couverture habituelle, même avec des avenants:

• pandémie
• guerre
• acte terroriste

Attention aux risques récurrents

Un assureur couvre un hasard raisonnable, pas un problème récurrent. Si un sinistre revient trop souvent, il pourrait refuser d’assurer ce risque. Il faudra alors ajuster vos pratiques ou accepter de l’assumer.

 

Étape 4. Rédiger un plan de continuité clair

Votre plan de continuité doit couvrir deux phases distinctes: la gestion de crise immédiate et la reprise progressive des activités.

En cas d’urgence: qui fait quoi?

Quand une crise éclate, il faut savoir:

• qui prend les décisions 
• quelles actions enclencher en priorité 
• comment coordonner les communications internes et externes

Formez vos équipes aux procédures d’urgence spécifiques à vos risques: évacuation, premiers soins, manipulation d’équipements de sécurité. Prévoyez toujours des solutions de rechange.

Crucial: diffusez largement ces informations. Un plan que seule la direction connaît est un plan inefficace.

Pour la relance: redémarrer sans repartir de zéro

Une fois l’urgence maîtrisée, votre plan doit prévoir les étapes pour orchestrer la reprise:

• restauration des données à partir de sauvegardes
• aménagement de lieux physiques temporaires
• redéploiement progressif des équipes ou des services.

En structurant bien ces étapes à l’avance, vous évitez l’improvisation et vous maximisez vos chances de rebondir rapidement.

 

Étape 5. Tester, former, ajuster

Le meilleur plan du monde ne vaut rien s’il reste dans un tiroir. Pour qu’il soit efficace, il doit être vivant et intégré à votre culture d’entreprise.

Diffuser et former

• Assurez-vous que toutes les personnes clés connaissent le plan et savent où le trouver.
• Organisez des formations régulières adaptées aux rôles de chacun.
• Créez une culture de préparation au sein de vos équipes.

Tester et améliorer

• Réalisez des simulations pour identifier les points d’amélioration.
• Mieux vaut découvrir les failles lors d’un exercice qu’en pleine crise.
• Ajustez votre plan en fonction des retours d’expérience.

Réviser régulièrement

• Votre entreprise évolue, votre plan aussi doit s’adapter:
• nouvelles équipes et nouveaux processus
• technologies et outils mis à jour
• nouveaux services ou changements organisationnels

Un plan obsolète peut créer un dangereux sentiment de fausse sécurité.

Gardez le cap, même en eaux troubles

Investir dans un plan de continuité des affaires, c’est investir dans la pérennité de votre entreprise. C’est le meilleur moyen de traverser la crise avec confiance au lieu de la subir. 

Vous voulez en savoir plus sur la protection de votre entreprise? Votre conseiller peut vous accompagner dans l’élaboration de votre stratégie de continuité et l’optimisation de votre couverture d’assurance.