Protéger votre entreprise contre la fraude interne

La fraude interne, plus fréquente qu’on le croit

• Selon une étude récente, 43 % des entreprises sondées seraient aux prises avec une forme ou l’autre de fraude interne.
• En moyenne, il faut 12 mois avant qu’une fraude interne soit détectée dans une entreprise. 

Les fraudes internes les plus courantes

Chaque organisation est différente, mais certains comportements reviennent. Les connaître, c’est déjà s’outiller. 

Le vol de temps

La Loi sur les normes du travail et le Code civil sont clairs : les employés doivent offrir leur prestation de travail avec loyauté. La base, quoi! Et pourtant, le vol de temps est plus fréquent qu’on le croit et souvent sous-estimé.

On ne parle pas de partir 10 minutes plus tôt à l’occasion, quand le travail est accompli. On parle plutôt de :

• feuilles de présence «ajustées»
• fins de journée qui arrivent plus tôt que prévu
• pauses qui s’étirent
• absences répétées, sans explication
• siestes ou inactivité prolongée sur les lieux de travail
• pertes de temps quotidiennes non justifiées

Quand l’habitude s’installe et devient un système, les coûts sont importants pour l’organisation.

Les fraudes financières

Les fraudes financières impliquent des manipulations directes des flux financiers ou des documents comptables.

Parmi les stratagèmes typiques :

• émission de faux chèques ou virements vers un compte personnel
• factures inventées ou gonflées
• création de fournisseurs ou d’employés fictifs
• détournement de paiements destinés à l’entreprise
• falsification de pièces justificatives (dates, montants, signatures)
• modification de documents comptables pour masquer le vol
• pots-de-vin, paiements sous la table, rétrocommissions

Fait troublant, ces irrégularités ne sont presque jamais commises par un «nouvel employé suspect». Elles proviennent souvent d’une personne en place depuis longtemps, qui connaît les rouages et les faiblesses du système.

Les fraudes opérationnelles

Elles touchent les biens matériels ou les opérations courantes :

• vol de stocks ou de fournitures
• appropriation de matériel ou d’équipement
• détournement de ressources de l’entreprise pour un usage personnel
• abus d’allocations de dépenses (repas, déplacements, fournitures)

Ces fraudes sont parfois plus difficiles à chiffrer, mais elles s’additionnent et finissent par peser lourd dans les dépenses d’exploitation.

Conséquences pour l’entreprise… et pour les fraudeurs

Les répercussions financières arrivent souvent en tête de liste. On pense bien sûr aux sommes volées ou détournées, mais aussi aux coûts engendrés par les enquêtes et poursuites judiciaires et à la perte de productivité.

Mais la fraude interne peut aussi :

• fragiliser la réputation de l’entreprise
• détériorer la confiance au sein de l’équipe
• miner le moral des employés
• créer un climat de travail tendu
• entraîner une perte de temps importante liée aux enquêtes et à la mise en place de correctifs 

Qu’en est-il des fraudeurs?

La franchise, c’est la base dans la relation des employés avec leur employeur. Et les personnes qui en abusent s’exposent à des conséquences réelles. Quand un ou une membre du personnel est malhonnête, une organisation peut tout à fait :

• congédier la personne
• déposer une plainte à la police
• entreprendre des recours devant les tribunaux

Dans tous les cas, c’est une tache au dossier qui peut suivre la personne pour le reste de sa carrière.

Des mesures de prévention sur plusieurs fronts

Impossible de tout voir. Les fraudeurs sont habiles, leurs méthodes subtiles et, bien sûr, ils n’ont aucun intérêt à être démasqués.

Pour plusieurs organisations, la gestion du risque de fraude interne est encore nouvelle, mais elle demeure l’un des moyens les plus efficaces de réduire les dommages ou, mieux encore, d’éviter les irrégularités.

1. Clarifier les règles et les attentes

Les bases commencent fréquemment par un cadre clair :

• politiques internes à jour
• code d’éthique expliqué, relu et signé chaque année
• règles précises sur les accès, les autorisations et la manipulation des fonds
• formation annuelle
• conséquences claires en cas d’abus

Plus les attentes sont transparentes, moins les comportements à risque trouvent de zones grises pour s’infiltrer.

2. Réduire les occasions de frauder

En général, les fraudes se produisent lorsque trop de pouvoirs sont entre les mains d’une seule personne.

Pensez à :

• séparer les rôles: achats, approbations, paiement et comptabilisation
• contrôler les accès physiques et numériques et les réviser régulièrement
• vérifier les antécédents pour les postes impliquant la manipulation de fonds
• encadrer la gestion des fournisseurs: appel d’offres, double validation, vérification des références
• planifier des audits réguliers, même légers

3. Se servir de la technologie

Combinés à un cadre de gestion des risques solide, ces outils permettent de détecter, et même de prévenir, des gestes frauduleux :

• biométrie
• suivi automatisé des transactions
• intelligence artificielle pour repérer des anomalies

4. Faciliter les signalements

La plupart des fraudes internes sont découvertes par des collègues. Encore faut-il qu’ils aient un moyen sûr pour parler. Une ligne de signalement anonyme, simple, sécurisée et accessible, permet aux employés de rapporter une situation sans craindre de représailles.

C’est aussi un geste fort : il installe une culture où l’éthique est partagée par toute l’équipe, et non portée uniquement par la direction.

5. Savoir réagir au premier doute

Dès qu’un doute raisonnable apparaît, il faut agir, mais sans précipitation. Les bons réflexes :

• documenter les faits (dates, comportements, montants, captures d’écran, etc.)
• ne pas confronter la personne prématurément pour éviter la destruction de preuves
• sécuriser les accès et les données
• consulter des spécialistes (avocats, juricomptables) avant d’intervenir
• évaluer la nécessité d’une suspension temporaire
• éviter les rumeurs, tant que les faits ne sont pas établis

Faire confiance, rester vigilant

L’honnêteté, la transparence et le sens moral sont des forces précieuses dans une équipe. Il faut les reconnaître et les encourager. Mais, même dans un milieu sain, le risque de fraude ne disparaît jamais complètement. 
En gardant l’œil ouvert et en adoptant des mesures préventives, vous protégez votre entreprise et entretenez la confiance qui unit vos équipes.